Das Jobcenter Schwalm-Eder - eine moderne Verwaltung mit weniger Papier
Das Jobcenter Schwalm-Eder führt als 1. gemeinsame Einrichtung in Hessen ab September die elekt-ronische Akte ein – weniger Papier, mehr Service. Mit Hilfe der elektronischen Akte werden die klas-sischen Aktenberge nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief ad-ressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.
Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik
„Alle Dokumente unserer Kundinnen und Kunden, die im Jobcenter eingehen, werden „fotografiert" (gescannt) und in einer elektronischen Akte (eAkte) gespeichert", erläutert Bernd Völske, Einfüh-rungskoordinator und verantwortlich für die Einführung der eAkte beim Jobcenter. „Dadurch können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und noch besser Auskünfte geben".
Denn: die Akte der Kundin oder des Kunden ist jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar und muss nicht erst geholt werden. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf- und Transportwege gibt.
An dieser Stelle deshalb noch einen wichtiger Hinweis von Bernd Völske an alle, die Post an das Jobcenter schicken: „Für die meisten Kundenanliegen reichen uns Kopien vollkommen aus. Sollten im Einzelfall die Original-Dokumente benötigt werden, fordern wir diese ausdrücklich an, digitalisieren sie und unsere Kunden erhalten sie sofort zurück.
Datenschutz hat Vorrang
Die Jobcenter Akten werden also moderner, schneller und sie bleiben sicher. Denn auch in der digita-lisierten Aktenwelt haben der Datenschutz und die Datensicherheit der Kundendaten die höchste Pri-orität. Auf die jeweilige Akte können selbstverständlich nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen, die dazu berechtigt sind. Das ist auch jetzt schon so. Durch die eAkte sind alle wichtigen Papiere op-timal geschützt – wie in einem elektronischen Safe.
Hintergrund
Die elektronische Akte schafft Platz und ist Umweltfreundlich
Die durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, sehr oft auch mehr. Bundesweit lagern derzeit fast 3 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern und täglich kommen rund 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch kurzfristig Papier und mittelfristig Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.
